Quali files usa Outlook?

Quello che segue è un approfondimento dedicato, più che altro, ad utenti esperti o a chi è interessato a fare un backup “manuale” dei dati e delle configurazioni di Outlook, ma può essere interessante anche come approfondimento generale su Outlook per tutti gli altri utenti (o curiosi dell’argomento).

Nel seguito proveremo quindi ad elencare tutti i files (o almeno i principali) che Outlook utilizza o gestisce, considerando però che la maggior parte dei dati dell’utente è contenuta all’interno di un unico tipo di file: il file delle cartelle personali, con estensione “.PST” (unica eccezione: quando si usa un account di Exchange, in cui il file PST è sostituito da un file con estensione “.OST”). In questo tipo di file (PST) sono memorizzati i messaggi di posta, i Contatti, il Calendario, le attività e le note. Tutto il resto (indicato nel seguito) è invece parte di configurazione (come ad esempio i profili di Outlook e la configurazione degli account) o del supporto applicativo (cache di varia natura, personalizzazioni di interfaccia, modelli, firme, ecc.).

Consideriamo:

Outlook usato con Windows XP o Windows 2000

Outlook usato con Windows XP o Windows 2000
Per individuare i singoli files si possono utilizzare i comandi di ricerca di Windows, ricordando di attivare l’opzione per la ricerca nelle cartelle nascoste e di sistema.

I principali files come .PST, .OST, .PAB, .OAB ed EXTEND.DAT si trovano per default in:

C:\Documents and Settings\[NomeUtente]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\

Alcuni di questi files possono essere spostati altrove (applicando le debite configurazioni), come ad esempio i files PST; per altri la posizione non si può cambiare, e tra questi rientrano il file “EXTEND.DAT” ed i files di cartelle personali per Hotmail, account di tipo IMAP e del Connettore MSN.

Tutti gli altri files di configurazione sono memorizzati in:

C:\Documents and Settings\[NomeUtente]\Application Data\Microsoft\Outlook\

e non possono essere spostati altrove.

Suggerimento: si può accedere velocemente a queste directory applicative usando una variabile d’ambiente che si può utilizzare in tutti quei contesti dinamici come ad esempio procedure VBA o script, oppure più semplicemente da Windows Explorer:

%USERPROFILE%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
e
%USERPROFILE%\Application Data\Microsoft\Outlook

Grazie all’uso di queste variabili di ambiente si può omettere l’indicazione del disco (“C:”, “D:”, ecc.) e la cartella del profilo di Windows (indicata più sopra come “\[NomeUtente]\”, e risulta quindi più semplice da gestire e funzionante anche in casi di installazione particolarmente personalizzata.

Altri Files
Questi sono ulteriori files che afferiscono ad Outlook:

“Outitems.log” – contiene riferimenti ad elementi di Outlook da inserire nel Diario
“Offitems.log” – contiene riferimenti ad elementi di Office da inserire nel Diario
“Frmcache.dat” – File di cache dei moduli di Outlook.